Comment le manque de systèmes affecte la rentabilité de votre entreprise
Comment le manque de systèmes affecte la rentabilité de votre entreprise
Explication sur les coûts cachés auxquels personne ne pense et qui impactent lourdement votre entreprise...et votre vie.
Vous rappelez-vous la dernière fois que vous avez dû dire “non” à une opportunité parce que vous ne pouviez pas quitter votre entreprise et vos clients ? Quand était-ce ?
Maintenant, imaginez. Une personne avec qui vous rêvez de faire un projet vous appelle, et vous annonce qu’elle a besoin de vous. Seulement voilà, c’est un projet à temps plein, sur 3 mois, pendant lesquels vous ne pourrez plus vous occuper de votre entreprise. Pourtant c’est le projet de vos rêves, avec une personne qui vous apporterait énormément.
Trois options s’offrent à vous :
a) Votre entreprise ne peut pas fonctionner sans vous, et vous le savez pertinemment. Toute l’activité repose entièrement sur le fait que vous soyez là, que vous répondez aux questions des clients et de vos salariés. Vous êtes celui qui résout les problèmes et il n’y a pas un jour où on ne fait pas appel à vous. Impossible de ne pas être aux commandes deux jours, alors trois mois… C’est donc avec regret que vous êtes contraint de décliner la proposition…
b) Votre entreprise commence à être de plus en plus autonome. Vous avez les bonnes équipes en place, elles savent ce qu’elles ont à faire et le font en suivant des processus définis qui apportent de la valeur aux clients. Vous avez délégué les tâches principales qui vous prenaient du temps et pouvez maintenant vous concentrer sur les projets importants et non urgents qui requièrent vos compétences. Certains processus sont encore mal définis et vous êtes encore souvent sollicité, ce qui vous empêche de laisser totalement la barre. Vous devez refuser l’offre malheureusement, mais vous savez que ce n’est que partie remise !
c) Vous sautez dans le premier avion et partez sans inquiétude. Avec les processus mis en place, vous savez que vos équipes seront parfaitement capables de gérer l’entreprise en votre absence, et certainement même mieux que lorsque vous êtes dans leurs pattes ! Évidemment, vous continuerez à regarder les tableaux de bord hebdomadaires auxquels vous pouvez accéder à tout moment et qui regroupent les principaux indicateurs de l’activité. Vous avez délégué les décisions principales à votre directeur et vos équipes savent régler les problèmes qui surviennent de façon récurrente. Bref, vous partez serein !
Alors, des trois options, laquelle vous semblent la plus probable ?
Ce que j’ai rapidement voulu vous montrer ici, c’est un des coûts cachés - pour moi le plus important - d’avoir une entreprise qui n’est pas autonome. J’ai pris l’exemple d’un projet, mais cela peut-être un voyage à ne pas manquer, un proche à s’occuper…
Avoir une entreprise dont on ne peut pas se libérer, c’est faire un choix inconscient de coût d’opportunité.
Car la question est : est-ce vraiment un choix ? Avez-vous vraiment eu le choix de refuser cette offre ?
Dans cette édition :
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Ce que vous coûte le manque de systèmes :
- Dans votre entreprise
- Sur sa valeur
- Ce qu'il faut retenir
Si avoir une entreprise dépendante de vous a un impact direct sur votre vie comme nous venons de le voir, le manque de systèmes peut également avoir un impact financier important.
Tout d’abord, il est important de voir les systèmes comme “une série d’étapes linéaires qui, lorsqu’elles sont suivies, produisent un résultat prévisible”. Dès lors, on peut en déduire que tout est “système”. Si vous mangez de la junk food tous les jours sans faire de sport, les résultats sur votre corps et votre santé seront dramatiques.
Actions → Résultat
C’est la même chose dans votre entreprise :
- Un pauvre système de recrutement va engendrer des problèmes d’équipe
- Un pauvre système financier va engendrer des problèmes de trésorerie
- Un pauvre système marketing va engendrer des problèmes d’acquisition et donc de chiffre d’affaires
Une suite d’actions (ou de non action), va provoquer un résultat, bon ou mauvais.
Les coûts cachés en détail
Processus marketing
Imaginons que vous faites des actions marketing mais sans processus clairement défini, ni indicateur de performance. Certains mois vous obtenez 5 prospects, d’autres 20 et d’autres zéros, mais vous ne savez pas pourquoi. Comme il n’y a pas de processus, personne ne se souvient comment les actions ont été mises en place, et il n’y aucun moyen de savoir pourquoi telle campagne a mieux performé qu’une autre. Au final, l’acquisition n’est pas fiable ni prévisible, personne ne sait vraiment comment les clients arrivent, et vos équipes s’essoufflent.
Coûts directs : nombre de nouveaux clients, chiffre d’affaires.
Coûts indirects : moral des équipes
Processus de vente
Imaginons maintenant que vous avez un processus de vente qui n’est pas documenté. Chaque vendeur développe sa propre méthode, ce qui entraîne des variations dans les taux de conversion. Si un vendeur a un taux de conversion de 20% et un autre de 10%, cela peut représenter des milliers d’euros de revenus perdus chaque mois.
Coûts directs : nombre de ventes, chiffre d’affaires
Processus de ressources humaines
À l’arrivée d’une nouvelle personne dans l’équipe, rien n’est documenté. Elle doit fouiller pour trouver l’information, poser des questions aux bonnes personnes pour trouver des réponses. Sa courbe d’apprentissage est très longue, et ne permet pas d’être opérationnelle avant plusieurs semaines. Et même lorsqu’elle sera opérationnelle, elle le sera “à sa manière”, en fonction de ce qu’elle a compris de l’entreprise et de son fonctionnement, comme tous les autres salariés. C’est-à-dire qu’il y a autant de manières de faire que de salariés pour faire fonctionner l’entreprise.
Coûts directs : temps perdu à chaque recrutement, temps perdu pour les personnes qui doivent expliquer et répondre aux questions
Coûts indirects : confusion potentielle pour la nouvelle recrue, manque de cadre, et une entreprise qui ne fonctionne pas de manière unifiée, ce qui peut engendrer des problèmes importants d’efficacité opérationnelle, avec des conséquences sur le chiffre d’affaires et la satisfaction client.
Le coût des absences
Si aucun processus n’existe ou n’est documenté et que chaque personne a sa propre manière de faire, prenez le cas où une personne déclare un arrêt maladie d’un mois. Cela peut-être la personne qui gère les factures, les recouvrements, le support client, peu importe. Cette personne connaît son travail sur le bout des doigts, mais personne ne sait vraiment comment elle travaille, ni les logiciels qu’elle utilise. Le temps de reprendre ses tâches serait énorme, ce qui pourrait entraîner une perte d’efficacité, de satisfaction client ou même de chiffre d’affaires.
L’impact sur la valeur de l’entreprise
Au-delà des coûts opérationnels, ne pas avoir de processus documentés ni de systèmes mis en place peut également diminuer la valeur de l’entreprise.
En effet, mettez-vous à la place d’un repreneur, que verrait-il ? Une entreprise qui ne peut pas fonctionner sans son dirigeant implique un risque énorme pour la cession. Que ce soit pour la gestion des clients et des fournisseurs, la réalisation des devis, voire même la réalisation des projets, l’implication du dirigeant est inversement proportionnelle à la valeur de l’entreprise.
D’autant plus qu’une entreprise sans système engendre forcément des coûts opérationnels plus importants puisqu’aucune optimisation n’a été réalisée.
Au contraire, une entreprise qui repose sur des process et fonctionne sans son dirigeant est rassurante pour un repreneur : il sait que la passation sera efficace, et qu’il pourra rapidement récupérer son investissement puisque les résultats sont prévisibles, grâce aux processus mis en place.
Ce qu’il faut retenir
Le manque de processus a un impact énorme sur l’entreprise, dont on n’a souvent pas conscience.
Sur l’efficacité opérationnelle d’abord, et les coûts d’exploitation.
Sur le temps perdu par tous les salariés, que ce soit pour des tâches redondantes ou des sollicitations incessantes.
Sur le chiffre d’affaires évidemment.
Sur la valeur de l’entreprise enfin, qui est directement corrélée avec l’implication du dirigeant.
Sans compter les coûts indirects de moral des équipes, de motivation au travail, de satisfaction client…
Construire une entreprise autonome, c’est finalement impacter positivement le fonctionnement présent de l’entreprise et sa valeur future, mais c’est aussi la capacité pour le dirigeant de se donner des options. Vous vous souvenez du coût d’opportunité ? Qui n’en n’était pas vraiment un puisque sans autonomie de l’entreprise, vous n'avez pas vraiment le choix que de rester aux commandes. Avec une entreprise autonome au contraire, vous vous donnez le choix : de travailler 70h par semaine dans votre entreprise ou non, de partir trois mois sur un projet ou de rester avec votre famille, de vendre votre entreprise à un bon prix, ou de continuer à la voir se développer.
C’est la liberté dont vous avez toujours rêvé, et c’est certainement ce pourquoi vous avez créé votre entreprise.
Alors n’oubliez pas : si votre entreprise fonctionne sans processus, l’impact est peut-être plus important que ce que vous croyez, pour votre entreprise et pour vous.
Et là-dessus, je peux vous aider. J’ouvre à partir du mois d’octobre un accompagnement personnalisé pour 15 dirigeants motivés, qui ont pris conscience de l’impact du manque de systèmes et souhaitent changer. Je les accompagne pendant 3 mois individuellement pour créer les systèmes dont leur entreprise a besoin pour fonctionner sans eux.
Si ça vous intéresse, vous pouvez prendre rendez-vous ici.
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