Pourquoi les automatisations et l’IA ne devraient pas être une priorité pour votre business
Pourquoi les automatisations et l’IA ne devraient pas être une priorité pour votre business
Systématisation : la clé avant l'optimisation
“Anne-Laure, je suis curieux de savoir comment tu automatises les process dans les entreprises. Parce que lorsque tu parles de systèmes, c’est bien ça le sujet, n’est-ce pas ?
C’était samedi dernier au dernier Mastermind Repreneurs organisé par Julien De Sousa, où je suis intervenue pour expliquer aux participants l’importance de mettre en place des systèmes dès le rachat de l’entreprise.
Ce n’est pas le premier ni le dernier à me poser cette question. L’amalgame est vite fait entre automatisations et systèmes.
Aujourd’hui entre les automatisations et l’Intelligence Artificielle (IA), tout le monde se rue sur les dernières tendances, le dernier outil IA à la mode.
Moi ce n’est pas forcément mon truc de surfer sur les dernières tendances. Je préfère laisser les gens partir devant, voir les utilisations intéressantes, réfléchir à mon utilisation actuelle et estimer comment je pourrais les intégrer dans mon processus actuel (même si je l’avoue, je passe beaucoup de temps à tester de nouveaux outils, curiosité oblige !).
Alors quand, et comment intégrer l’IA et les automatisations dans son entreprise ? Est-ce vraiment utile ? Par quoi commencer ?
Au programme :
- Automatisation et IA, de quoi parle t’on ?
- La prudence est de mise
- La clarification avant tout
Automatisation et IA, de quoi parle-t-on ?
Lorsque nous parlons d’automatisation et d’IA, il est essentiel de comprendre que ce ne sont que des outils.
Pour faire simple, l’automatisation consiste à utiliser des technologies pour rationaliser et accélérer les processus, tandis que l’IA fait référence à la capacité d’un système à simuler l’intelligence humaine. En utilisant de multiples sources d’informations, l’IA est capable, selon un modèle prédéfini, d’utiliser ces informations et d’apporter des réponses en fonction de la question posée.
Un exemple d’automatisation
Prenons un cas concret. Après chaque prestation, vous envoyez à vos clients un petit questionnaire de satisfaction et leur demandez de noter la prestation. Une personne est chargée au sein de votre entreprise d’envoyer le questionnaire à chaque client, puis de récupérer les données et de les retranscrire sur sa fiche client. Le processus prend en moyenne 10 minutes, à compter de 20 prestations par semaine.
En automatisant le processus, vous pourriez :
- Envoyer automatiquement le questionnaire à chaque client
- La réponse de chaque client irait s’enregistrer automatiquement sur la fiche du client
Temps gagné 10 * 20 = 3h par semaine, soit 2,3 jours par an. Si l’automatisation prend 30 minutes à mettre en place, elle serait rentable à partir d’une semaine seulement !
Vous pourriez vous dire, c’est peu, mais c’était un exemple d'UNE tâche de 10 minutes, effectuée 20 fois par semaine. Combien de tâches répétitives identiques sont réalisées chaque semaine dans votre entreprise ? Vous imaginez le potentiel de temps perdu ?
Pour estimer si l’automatisation vaut le coup ou pas, j’utilise cet outil, très simple d’utilisation.
Et l’IA dans tout ça ?
ChatGPT, ça vous dit quelque chose ? J’imagine que oui, sinon je pourrais penser que vous avez passé cette dernière année dans une grotte…
En 5 jours seulement, ChatGPT a atteint le million d’utilisateurs. C’est 255 fois plus rapide que Netflix qui avait mis 3,5 ans ! 😱
D’un point de vue du marché, l’IA générative atteignait 21,98 Mrd € en 2022. En 2023, c’est quasiment deux fois plus avec un marché estimé à 42,17 Mrd €. (Source : Statistica).
Autant dire que nous vivons une augmentation exponentielle et que les applications ne manquent pas, notamment pour l’automatisation de l’IA.
Peut-être avez-vous déjà utilisé ChatGPT “avec le clavier”, en lui demandant directement une aide ou une information :
C’est un bon premier pas, et il y a déjà énormément à faire avec cette utilisation. La qualité de la réponse va notamment dépendre de la qualité de vos prompts, mais c’est un autre sujet.
Ce que peu de personnes font, c’est d’associer l’IA avec les automatisations. Moi-même je l’utilise encore assez peu, et je me forme actuellement sur le sujet. Pour vous donner un exemple, utiliser l’IA sans les automatisations, c’est un peu comme utiliser une Ferrari jusqu’à 130, ça ne sert absolument à rien. C’est lorsque vous dépassez les 200km/h que vous ressentez réellement la puissance de la voiture. Pour l’IA, c’est pareil.
Concrètement, ça veut dire quoi ? Prenons un exemple rapide. J’ai souvent des idées de contenu lorsque je suis en voiture ou lorsque je cours. Pour m’en souvenir, je prends des notes audio que je dois ensuite retranscrire dans mon gestionnaire de contenu puis réfléchir pour la création du post proprement dit.
Sauf qu’en associant l’automatisation et l’IA, je pourrais gagner un temps énorme :
- Mon audio serait automatiquement envoyé dans ChatGPT
- ChatGPT retranscrit mon audio
- Grâce à un prompt que j’ai écrit à l’avance, ChatGPT propose des idées de post
- Le tout est directement envoyé dans mon système de gestion de contenu, et j’ai une bonne base pour développer mon post.
Ça pourrait donner ça :
C’est ce qu’on appelle “associer l’automatisation avec l’IA”. Et c’est 🚀🚀🚀🚀🚀🚀🚀.
Pourtant, plusieurs raisons me font penser que les PME devraient agir avec prudence si elles veulent prendre le train de l’automatisation et de l’IA.
Pourquoi la prudence est de mise
Maintenant que les outils d’automatisation et d’IA sont à la mode, de nombreuses personnes pensent qu’automatiser leur business est la solution à tous leurs problèmes.
C’est faux.
Ne vous sentez pas obligé d’utiliser ces outils “parce qu’il faut les utiliser”. Un point important à faire remarquer : l’automatisation et l’IA restent des outils. Ils n’iront pas compenser une mauvaise organisation ou une tâche inutile.
Trois raisons pour lesquelles vous devez rester prudent :
⏱️ Ça peut être une perte de temps
Le nombre de nouveaux outils IA qui apparaissent chaque jour est exponentiel (et il y en a peut-être autant qui disparaissent). Il y aura toujours un outil plus performant ou plus pertinent pour vos usages. C’est ce qu’on appelle “le syndrome de l’objet brillant”. Nous sommes attirés vers la nouvelle technologie, le nouveau concept ou la nouvelle stratégie qui semble prometteuse ou excitante. Mais cette attention nous détourne de ce qui est vraiment important pour faire tourner le business.
🏋️♀️ Ça peut être contre-productif
L’IA et les automatisations sont des domaines complexes. Certes, l’utilisation de ChatGPT a été faite pour être très accessible. Il suffit d’entrer votre demande, et ChatGPT vous répondra. Mais la plupart des personnes s’arrêtent là, parce que les réponses sont souvent “bateau”. Pour obtenir des réponses pertinentes et utilisables, il vous faudra maîtriser l’art du prompt, qui nécessite de longues heures d’entraînement…
💸 Ça peut coûter cher
Non seulement parce que les compétences pour implémenter ces outils son encore rares et très demandées, mais aussi parce que si vous vous y prenez mal, il y a de fortes chances que les tâches automatisées ou l’utilisation de l’IA sur ce type de tâche soient inutiles ou mal réalisées. Avant d’intégrer ces outils, il est essentiel de clarifier les processus et d’identifier les points de friction prioritaires.
La clarification avant tout
Alors plutôt que de se lancer bille en tête dans des automatisations et de prendre des abonnements ChatGPT pour tous ses employés, je recommande de s’interroger sur la façon dont le business fonctionne. Avant de vouloir automatiser ou mettre de l’IA partout, il est nécessaire de pouvoir répondre à deux questions :
- Pourquoi voulez-vous automatiser ?
- Qu’est-ce que vous voulez automatiser ?
Prenons un cas concret.
Martine est secrétaire chez Les Compagnons, et elle a pour mission de relancer tous les clients en retard de facture. Aujourd’hui c’est elle qui envoie les mails à la main, suit toutes les relances, les notes dans un Excel et les met a jour en rapprochant la facture payée du solde à recouvrir.
Nous pourrions se dire qu’il serait plus efficace que ces tâches soient automatisées. Mais il se pourrait également que certaines tâches faites par Martine n’aient pas lieu d’être. Elles sont là parce “qu’on a toujours fait comme ça”, ou parce que les outils en place la contraignent.
Automatiser sans se poser de questions ni clarifier le processus au préalable, c’est laisser la porte ouverte à des automatisations inutiles.
Exercice
J’apprends à mes clients à identifier les processus clés et à les cartographier afin de pouvoir identifier les points de friction et les étapes “goulot d’étranglement”. Cette étape est essentielle pour optimiser efficacement par la suite. Une mauvaise priorisation aboutira à une mauvaise optimisation et donc à une perte de temps et d’argent. Qui voudrait déléguer une tâche qui s’avère en fait inutile ? Personne. C’est pourquoi il est nécessaire de suivre ces étapes :
- Identifier le système à cartographier (ici le système financier)
- Cartographier, étapes par étapes, les différents processus clés (ici le processus de recouvrement)
- Identifier la personne qui est en charge de cette tâche (ici Martine)
- Documenter la façon dont la personne réalise la tâche sans rien changer à son fonctionnement actuel
- Identifier les goulots d’étranglement, les points de frictions ou les tâches répétitives qui seraient le plus rentables à automatiser (vous pouvez utiliser l’outil cité plus haut ☝️)
- Optimiser.
Vous voyez, l’optimisation ne vient qu’en dernière étape. Et c’est au cours de cette étape qu’on va se poser la question de comment résoudre le problème identifié :
- En éliminant la tâche ?
- En l’automatisant ?
- En la déléguant ?
Dans notre exemple de relance de factures impayées, la solution la plus simple serait de mettre en place un système de relance automatisé, avec potentiellement un ajout de l’IA pour écrire des e-mails personnalisés en fonction de l’historique du client. Les relances seraient envoyées automatiquement et le statut du client également. Mais on aurait aussi pu se dire que certaines tâches n’avaient pas lieu d’être ou qu’il aurait fallu déléguer le processus plutôt que de l’automatiser.
La mise en place de systèmes, leur identification, la visualisation et la documentation permet donc plusieurs choses :
- D’optimiser plus efficacement parce que les problèmes sont plus facilement identifiables
- De simplifier si besoin parce que les étapes sont identifiées
- D’automatiser plus facilement parce qu’un process existe
Conclusion
Je termine avec cette citation de Kurt Gödel, mathématicien et philosophe :
Alors, avant de vouloir optimiser votre business, prenez un pas de pas de recul et regardez comment il fonctionne vraiment.
C’est tout pour aujourd’hui 🙂.
Anne-Laure
Enfin, presque tout.
Je vous l’ai glissé au début de cette newsletter, j’adore tester pleins de nouveaux outils, faire des recherches sur pleins de sujets, récolter des articles, écouter des podcasts, travailler sur 10 projets à la fois…
Sauf que pour faire ça, il n’y a pas de secret. Encore et toujours je vais vous dire… Les systèmes. Mais comment créer un système pour à la fois capturer l’information, la trier, l’organiser, gérer ses projets et ses tâches… ?
Si ça vous intéresse, n’oubliez pas de regarder vos e-mails ce soir à 20h précise. Vous aurez la réponse… Et mon secret.
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