Pourquoi vous devez apprendre à déléguer
Pourquoi vous devez apprendre à déléguer
La délégation : le levier le plus sous-côté pour faire passer votre entreprise au niveau supérieur.
Bonjour ! 👋 C’est Anne-Laure pour DSystM, la Newsletter qui vous aide à mettre votre entreprise en mode pilote automatique et à retrouver du temps pour ce qui compte vraiment pour vous.
Il y a 15 jours j’ai eu la chance d’intervenir dans un Mastermind d’entrepreneurs à Zanzibar, pour leur partager mon expérience sur les systèmes et l’entreprise autonome. C’est toujours un plaisir de faire découvrir à d’autres entrepreneurs qu’il est possible de faire autrement, et que les systèmes peuvent les aider à sortir de l'opérationnel !
Dans cette édition :
- La peur de déléguer
- Déléguer pour se dupliquer
- Déléguer VS abdiquer
- Avant de déléguer, sachez pourquoi
- Déléguer sans tout lâcher
La peur de déléguer
“J’ai essayé, et ce n’était jamais fait comme j’avais envie que ce soit fait. Il fallait toujours que je repasse derrière.”
“J’aime bien ce que je fais, je n’ai pas envie que quelqu’un d’autre le fasse à ma place !”
“Si je délègue, je vais perdre le contrôle sur ce qui est réalisé.”
“Je n’ai pas de temps à perdre pour expliquer ma méthode. Ce sera plus vite fait si je le fais moi-même.“
“Je ne trouve personne qui aurait les compétences requises pour faire ce travail à ma place. Dans le doute, je préfère continuer à le faire moi-même.”
Est-ce qu’une, ou plusieurs de ces phrases résonnent en vous ? Peut-être même que ce sont des affirmations que vous vous répétez régulièrement.
Rassurez-vous. La majorité des dirigeants ont, un jour ou l’autre, eu ces croyances. De par leur passé, leurs expériences, ou les expériences d’autrui. Peu importe. L’important aujourd’hui est que ces croyances soient là, bien ancrées, et qu’elles vous empêchent d’avancer.
Souvent, la peur provient de deux choses.
La première, est que nous nous concentrons sur un seul côté de la pièce uniquement. Et notre cerveau, à cause du biais de confirmation – ce fameux exercice de l’esprit qui va vous montrer uniquement des informations qui confirment vos pensées -, va se concentrer sur les exemples ou les situations qui vont confirmer cette croyance : non, la délégation n’est pas la bonne solution. Si vous déléguez, cela va provoquer une baisse de qualité, vous faire perdre le contrôle, et bien plus encore. Oubliez la délégation, c’est vous qui savez et devez faire (c’est ce que votre cerveau veut vous faire croire).
La deuxième chose, c’est le manque de connaissance. Pourtant, il existe de nombreuses méthodes pour déléguer efficacement. Mais peut-être que personne ne vous a jamais appris. Dans ce cas, rien de plus simple : continuez à lire 🙂
Déléguer pour se dupliquer
L’acte de déléguer est défini comme “l’action de donner à une autre personne les moyens d’agir pour elle-même.”
Il y a une réalité à laquelle personne ne peut échapper : nous disposons tous de 24h par jour, soit 14 440 minutes pour faire ce que nous avons à faire. Enfin pas tout à fait, si on compte 8h de sommeil et 4h d’autres activités. Il nous reste donc 12h, soit 720 minutes. Si notre temps est limité, notre somme de choses à faire est quant à elle exponentielle.
Très vite, nous nous heurtons à nos propres limites. Alors oui, la délégation peut faire peur, et peut vous entraîner dans votre zone d’inconfort. Mais c’est le SEUL moyen pour augmenter votre capacité de réalisation et vous délester de tâches où vous n’avez aucune valeur ajoutée.
Déléguer est le moyen le plus simple pour tirer parti du temps des autres et vous en donner. En cela, c’est le meilleur effet de levier à utiliser pour vous concentrer sur ce qui est réellement important pour votre entreprise et vous permettre de sortir de l’opérationnel.
Mais déléguer a beaucoup d’autres avantages. En voici quelques-uns :
- Cela vous donne du temps et de l’espace pour prendre du recul et vous consacrer à des projets et des tâches plus importantes.
- Cela responsabilise vos équipes, en leur donnant de plus en plus d’autonomie et d’autorité sur les actions.
- Cela donne la possibilité à vos équipes de se former et d’apprendre de nouvelles compétences.
- Cela améliore la productivité de l’entreprise : en donnant les tâches à des personnes qui sont meilleures que vous, vous optimisez leur réalisation.
- Cela améliore le climat de confiance entre vous et les équipes, ainsi que la communication dans l’entreprise.
Évidemment, c’est souvent plus facile qu’à faire. En tant qu’entrepreneur, on peut vite tomber dans le piège de “l’abdication”.
Déléguer VS abdiquer
Généralement, que se passe-t-il ? L’entrepreneur (appelons-le Max) a créé son entreprise, tout se passe bien, il atteint rapidement sa pleine capacité. C’est le moment où il ne peut plus tout gérer tout seul, et a besoin d’une autre personne pour le suppléer, quelqu’un d’expérience.
Max embauche Vincent, qui lui semble parfait pour le rôle : entreprenant, autonome et qui comprend vite. Enfin, il va pouvoir se dégager des tâches opérationnelles pour travailler un peu plus “sur” son business.
Il délègue donc ses tâches et laisse Vincent gérer seul, en autonomie. Pour un temps, il retrouve sa liberté, et c’est ce qu’il souhaitait ! Il n’a plus à s’occuper de toutes ces tâches qu’il n’aimait pas faire, Vincent s’occupe de tout ! C’est le meilleur des deux mondes…
Jusqu’à ce que la roue tourne…
Peu à peu, les clients commencent à être mécontents. Les commandes ne sont pas envoyées à temps… La qualité n’est plus au rendez-vous…
Max se rend compte que personne ne se soucie de son entreprise comme lui s’en soucie. Qu’il est le seul à posséder ces expertises, ce relationnel, cette compréhension du client. Et pour que les choses soient bien faites, il n’a d’autre choix que de retourner s’en occuper personnellement…
En se déchargeant à la fois de l’exécution ET de la responsabilité totale à Vincent, sans préparation ni suivi, Max a “abdiqué” plus qu’il n’a “délégué”. Il s’est débarrassé de ses tâches, en espérant que le mode “pilote automatique” se soit enclenché. Sauf que le retour de bâton est souvent bien plus dur lorsque le dirigeant doit reprendre les rênes à ce moment crucial.
Avant de déléguer, sachez pourquoi
Pourquoi souhaitez-vous déléguer ?
Parce ce que vous souhaitez réduire votre charge de travail ?
Parce ce que vous souhaitez augmenter votre capacité de production, et donc vous dupliquer ?
Parce que vous n’avez pas la connaissance suffisante pour effectuer certaines tâches ?
Parce ce que certaines tâches vous prennent trop de temps ?
Je pourrais continuer la liste encore longtemps. Avant de vouloir se débarrasser d’une tâche, il est indispensable de se demander pourquoi on le fait. Du pourquoi va découler d’autres questionnements qui influenceront la façon de déléguer, et les objectifs à atteindre.
👉 Avant toute envie de déléguer, posez-vous la question : Pourquoi je souhaite déléguer cette tâche ? Notez l’objectif associé.
Déléguer sans tout lâcher
Une fois que vous savez pourquoi vous voulez déléguer, vous pouvez choisir le style de délégation qui convient le mieux en fonction de la tâche, de la personne à qui vous allez la confier, de l’importance du résultat…
On l’a vu, une des plus grandes peurs de la délégation est la perte de contrôle et d’autorité.
Heureusement, il existe différents types de délégation qui vous permettent d’ajuster certains critères. Pour chaque tâche, vous allez pouvoir jouer sur :
- Le degré d’autonomie de la personne et votre implication dans le processus de réalisation et de décision.
- Le degré de responsabilité de la personne envers les résultats attendus.
Déléguer n’est donc pas systématiquement synonyme de “perte de contrôle”, loin de là.
On distingue 5 niveaux de délégation :
Niveau 1 : Aucune autonomie, délégation de l’exécution uniquement, extrêmement guidée. L’implication de la personne qui délègue est importante.
Niveau 2 : L’autonomie dans l’exécution est un peu plus grande, mais la personne qui délègue est toujours impliquée dans le processus et prend les décisions. La personne qui effectue la tâche peut proposer des solutions possibles et donner des recommandations.
Niveau 3 : La personne gagne encore en autonomie, ainsi qu’en autorité. Elle peut désormais prendre un certain niveau de décisions sans consulter le leader.
Niveau 4 : L’autonomie dans l’exécution et la prise de décision est presque totale, le leader n’intervient qu’à titre “consultatif”.
Niveau 5 : Autonomie complète, que ce soit dans l’exécution ou dans la responsabilité du résultat et des décisions associées.
Tim Ferris, dans son livre La semaine de 4 heures, explique par exemple comment il a responsabilisé “par niveaux”. Après avoir externalisé le service client, il a commencé à recevoir des centaines de mails par jour du prestataire lui demandant comment réagir face à telle ou telle demande client. C’était infini. Il a donc pris une mesure radicale. Il a envoyé un mail au prestataire lui informant que si le problème du client se réglait avec un montant inférieur à 100$, il avait totale autonomie pour le régler. Résultats : du jour au lendemain, les mails avaient considérablement réduit. En octroyant sa confiance et en responsabilisant le prestataire, il a gagné des centaines d’heures et la satisfaction client a augmenté.
Plutôt que d’accepter la situation, il a donc réfléchi à une solution scalable, qui permettait aux équipes de gagner en autonomie, et à lui de sortir de l’opérationnel.
Mais comment faire lorsqu’on a ni les ressources financières, ni le temps pour déléguer sereinement et embaucher les bonnes personnes pour faire notre travail ? C’est la situation la moins confortable, c’est vrai. Vous devez vous dire 3 choses :
1. Prendre le temps pour déléguer, c’est un investissement qui vous fera gagner du temps et de l’argent ensuite.
2. C’est le seul moyen en votre possession pour développer votre business et passer à l’étape d’après.
3. Vous devez accepter d’investir un peu d’argent, même si votre trésorerie est faible. Le temps que vous gagnerez vaudra forcément plus que les tâches déléguées.
La première chose à faire, c’est de trier les tâches que vous effectuez au quotidien en 4 catégories :
- Les tâches répétitives
- Les tâches qui vous prennent trop de temps
- Les tâches où vous n’êtes pas dans votre zone de génie
- Les tâches qui sont intéressantes pour vos équipes et pourraient les motiver.
Déléguez en priorité les tâches répétitives et celles qui vous prennent le plus de temps. Prenez le temps d’écrire les process pour ces tâches, c’est-à-dire la manière dont vous procédez habituellement pour les réaliser (pour en savoir plus sur comment documenter un process, je vous renvoie au guide que j’ai créé).
Puis, demandez-vous : quelle serait la meilleure personne pour effectuer la tâche ? Le marché des freelances est en pleine expansion ; vous trouverez forcément un bon professionnel sur des plateformes comme Malt ou Crème de la Crème. Vous pouvez aussi faire appel aux services d’une assistance virtuelle. Certaines agences prennent en charge toutes ces tâches à faible valeur ajoutée à des tarifs intéressants.
Mais je vous préviens : déléguer efficacement prend du temps, et ce sera toujours plus facile pour vous de le faire vous-même, en tous les cas à court terme. Apprendre à “faire faire” plutôt qu’à “faire” demande de la discipline et de la patience, mais le jeu en vaut largement la chandelle !
C’est tout pour aujourd’hui !
Bon dimanche et à très vite :D
Anne-Laure
Vous avez aimé cette newsletter ? Partagez-la à d’autres entrepreneurs et dirigeants ! 👉 Copiez ce lien pour Partager la Newsletter.
Si cet e-mail vous a été transféré et que vous pensez vous aussi que les systèmes peuvent améliorer votre vie et vous aider à reprendre le contrôle de votre entreprise, alors vous pouvez vous inscrire ici 👉 M’abonner à la Newsletter